A Gestão de Pequenas e Médias empresas é um fator fundamental para o desenvolvimento do negócio, afinal, é através dela que se direciona corretamente recursos financeiros, estruturais e humanos para atingir objetivos corporativos.
Entretanto, muitas empresas, em algum momento de suas operações, acabam deixando de lado a gestão empresarial. Isso acontece principalmente em pequenas e médias empresas, as quais estão sujeitas a problemas específicos.
Um exemplo disso é uma demanda grande e inesperada de clientes, que pode congestionar os funcionários e, consequentemente, causar um certo tumulto nos processos. É válido dizer que a gestão empresarial é uma ferramenta que te prepara inclusive para imprevistos, portanto, demandas inesperadas não devem se tornar um “bicho de sete cabeças”.
Vamos ver, antes de mais nada, quais fatores englobam a gestão:
– Estrutura Física: compreende o ambiente, as instalações, o mobiliário e afins.
– Estrutura Tecnológica: envolve os computadores, eletrônicos, aplicativos, softwares.
– Estrutura Financeira: aqui leva-se em conta não apenas o capital da empresa, mas sim a organização por trás do fluxo de caixa.
– Recursos Humanos: as pessoas. Alguns as consideram a engrenagem do negócio, o que pode ser considerado uma metáfora válida, desde que não se esqueçam que trata-se de seres humanos, cada um com emoções, sentimentos e motivações próprias.
Sabendo disso, podemos prosseguir!
Estrutura Física
Começando pelo mais básico, há um elo bem forte entre Ambiente e Gestão – as instalações e o ambiente da companhia devem ser suficientes para o dia a dia.
As salas precisam oferecer aos colaboradores um espaço confortável e amigável, onde possam desenvolver suas tarefas diárias com menos distrações possíveis.
Outros ambientes comuns, como a copa, também são importantes, visto que impactam no dia a dia dos funcionários.
De uma forma geral, converse com seus colaboradores para verificar sua satisfação em relação à Estrutura Física.
Estrutura Tecnológica: Como melhorar a Gestão de Pequenas e Médias Empresas?
O mercado moderno é competitivo e, por isso, a parte tecnológica tem um peso muito grande na gestão empresarial. A estrutura tecnológica é capaz de atribuir eficiência em todos os sentidos e até reduzir custos!
Invista em equipamentos que respondam bem às demandas diárias do trabalho – um projetista jamais conseguirá dar seu melhor numa máquina que trava toda hora, e assim por diante com todas as outras profissões.
Entretanto, isso não é tudo! Existem muitos outros problemas dentro desse tópico:
– Cabeamento desorganizado e sem identificação;
– Quedas constantes dos sistemas elétricos;
– Ausência de um sistema de gestão de ativos;
– Dificuldades no processo de migração do parque de hardware e software;
– Problemas no controle de patches e atualizações;
– Dificuldade de validação da integridade dos backups;
– Políticas de segurança indefinidas ou incompatíveis;
– Falta de controle da internet;
– Service Desk obsoleto ou inexistente;
– Usuários com acesso direto aos técnicos, gerando falhas no processo de atendimento;
– Alto índice de solicitações de atendimento (chamados) no mês;
– Reincidência de atendimentos;
– Falta de conhecimento técnico para suporte a desktops e servidores;
– Falta de um plano estratégico;
– Ausência de colaboradores por motivo de saúde, questões particulares, licenças e férias;
– Dificuldade ou ausência de qualquer tipo de avaliação da performance do colaborador.
Se a sua companhia possui alguns dos problemas acima, é provável que sua gestão está sendo prejudicada.
Existe um termo conhecido como “Gestão de TI”, que distribui recursos gerenciais e técnicos, com a finalidade de garantir a infraestrutura de TI necessária para que o seu negócio mantenha um alto grau de produtividade com o menor custo possível.
Através dela, gestores e colaboradores desempenham suas funções sem as interferências citadas acima.
Estrutura Financeira
Como andam os processos relacionados ao fluxo de caixa? Tudo está de acordo com os conformes legais?
A organização financeira é responsável por captar e distribuir capital assertivamente, ou seja, onde a empresa precisa melhorar ou inovar.
Tenha em planilhas todos os gastos (materiais de escritório, impressões, telefonia, energia elétrica), para analisar quais despesas podem ser reduzidas. As empresas de telefonia, por exemplo, de tempos em tempos disponibilizam planos empresariais bem atrativos.
Você também pode optar por contratar softwares que facilitam a gestão.
Atente-se à tributação: a contabilidade de PMEs, se não feita corretamente, resulta em custos desnecessários, logo, vale a pena revisar essa parte com calma ou contar com um profissional para ajudá-lo.
Recursos Humanos
Quanto aos recursos humanos, nada melhor do que adotar políticas humanas: tenha conversas sinceras com seus colaboradores e identifique o que lhes dificulta o dia a dia e o que pode ser melhorado para que mantenham-se motivados.
Os 3 itens anteriores podem ser discutidos com funcionários: Como podemos melhorar nossas instalações? E nossa parte tecnológica e financeira?
Várias outras estratégias também podem ser adotadas – prêmios por desempenho, sorteios de vale-compras, melhorando a relação empresa x colaborador.
O ideal é possuir uma relação sincera com todos que fazem parte da companhia.
A gestão empresarial não é apenas um conceito, é muito mais do que isso: trata-se de uma integralização dos recursos que a empresa utiliza, a qual necessita do empenho de todas as partes.
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Leia também: “PMEs podem aderir à Indústria 4.0?”.
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